Foto: Towfiqu barbhuiya / Unsplash
Automações
Deixar dados pessoais de clientes passando pelo histórico de execuções da ferramenta de automação, sem conferir quanto tempo ele guarda, mantém uma cópia que ninguém controla
Pedro Toledo · 7 de novembro de 2026 · 3 min de leitura
Deixar dados pessoais de clientes passando pelo histórico de execuções da ferramenta de automação, sem conferir quanto tempo ele guarda, mantém uma cópia que ninguém controla — porque cada execução registra o que entrou e o que saiu, inclusive nome, e-mail e telefone, e esse histórico existe por um prazo que a empresa nem sempre sabe nem escolheu. Por que o histórico parecer só um registro técnico, o que caracteriza controlar a retenção de dados na automação, e como conferir o que a ferramenta guarda.
Tratar o histórico de execuções como um registro técnico costuma parecer inofensivo. Abrir uma execução recente e ver quais dados de clientes aparecem nela mostra o que a ferramenta está guardando, e por quanto tempo.
Deixar dados pessoais de clientes passando pelo histórico de execuções da ferramenta de automação, sem conferir quanto tempo ele guarda, mantém uma cópia que ninguém controla.
Por que o histórico parece só um registro técnico
O histórico serve para depurar erros e quase ninguém o abre no dia a dia. Mas ele registra o conteúdo das execuções, que pode incluir nome, e-mail e telefone, e continua existindo mesmo quando a empresa apaga o dado do sistema original, o que cria uma cópia que a equipe de proteção de dados nem sempre conhece.
O que caracteriza controlar a retenção de dados na automação
Controlar a retenção é saber quais dados passam pelo fluxo, por quanto tempo a ferramenta os guarda e se todos são necessários, reduzindo o que for possível. Isso tem relação direta com colar a chave de API direto no campo do fluxo, em vez de usar o cofre de credenciais — os dois casos apontam pro mesmo princípio de fundo: o que passa pelo fluxo pode ficar registrado em log e histórico, e quem monta a automação precisa pensar no que ela deixa para trás.
O que as fontes dizem
Uma página de ajuda do Zapier diz que o histórico dos Zaps é guardado por 30 dias por padrão, com administradores corporativos podendo alterar, enquanto guias de terceiros falam em 90 dias. Sobre o Make, as fontes variam entre 30 e 60 dias e não pude confirmar nas páginas dele, e os armazéns de dados guardam até serem apagados. Os guias tratam do GDPR, e não encontrei orientação sobre a LGPD, de modo que a empresa deve conferir o que se aplica a ela.
Como conferir o que a ferramenta guarda
A forma prática é abrir as configurações do plano e do fluxo para ver o prazo de retenção, abrir um histórico recente e listar os campos que aparecem e perguntar se todos são necessários. Quando não forem, vale enviar só o essencial, mascarar campos sensíveis ou desligar o registro naquele fluxo, se a ferramenta permitir, e documentar a decisão.
Um exemplo prático
Uma clínica automatiza a confirmação de consultas e envia nome, telefone e motivo da consulta para a ferramenta de automação. Ao abrir o histórico, descobre que todos esses dados ficam registrados por semanas. Depois, ela passa a enviar só o identificador da consulta e o telefone, desliga o registro do conteúdo no fluxo e anota o prazo de retenção em uma planilha de controle.
O ponto central
Antes de montar um fluxo com dados de clientes, vale perguntar onde mais eles ficam guardados. A ferramenta de automação é um lugar onde o dado passa, e se ninguém controla o prazo, é também um lugar onde ele fica.
